A gestão de gastos corporativos é uma atividade que tem por objetivo melhorar o uso dos recursos financeiros de um negócio. A ideia é garantir que o dinheiro seja utilizado de forma inteligente e estratégica, gerando economia e ajudando a chegar ao melhor custo-benefício possível.
Realizar um bom controle de gastos corporativos é importante por diversos motivos. Obviamente, reduzir custos é o primeiro que vem à mente. Porém, essa prática também ajuda a aprimorar a saúde financeira da empresa, aumentar a margem de lucro, e deixá-la mais competitiva.
Imagine a seguinte situação: você teve um gasto alto com matéria-prima, e isso levou à necessidade de aumentar o preço dos produtos que seu negócio vende. Seus clientes notaram a diferença, não ficaram nada satisfeitos, e buscaram outras empresas com valores de venda mais baixos.
Somente com esse exemplo já dá para ter uma boa ideia do quanto uma gestão de gastos corporativos ineficiente pode afetar o crescimento e o sucesso de um negócio, concorda?
Existem outros reflexos causados pela falta de controle de gastos corporativos. E para ajudar você a não ter que lidar com eles, listamos as 11 melhores práticas de gerenciamento financeiro que ajudarão a cuidar melhor do dinheiro da sua empresa.
Siga a leitura, confira quais são e como implementá-las!
O que é gestão de gastos corporativos e qual a importância?
A gestão de gastos corporativos — também chamada de spend management —, é uma forma de gerenciar recursos financeiros que têm por objetivo maximizar o uso do dinheiro de uma empresa, promovendo um melhor aproveitamento e, ao mesmo tempo, reduzindo custos sem comprometer o fluxo de funcionamento do negócio.
A ideia, basicamente, é alcançar economia, mas mantendo a qualidade de tudo o que é adquirido e contratado para manter a empresa operando bem.
Por esse motivo, todas as despesas devem ser consideradas, tais como:
- contas de consumo como água, energia elétrica e internet;
- viagens corporativas;
- compra de matéria-prima, insumos e contratação de serviços terceiros;
- tributos e impostos governamentais;
- locações de espaço;
- entre outros relacionados.
Como gerir gastos corporativos? 11 dicas
Adotar boas práticas para o controle de despesas empresariais é essencial. Sobre isso, as melhores dicas que podemos dar a você, são:
- defina uma política de aprovação de gastos;
- classifique todas as despesas e custos;
- estabeleça medidas de redução de consumos de bens e serviços;
- envolva os funcionários no controle de gastos corporativos;
- adote os cartões corporativos com ferramenta de controle de gastos;
- planeje gastos recorrentes;
- acompanhe alterações nas leis e regulamentações;
- realize auditorias regularmente;
- utilize indicadores financeiros;
- aprimore a gestão de estoque;
- negocie preços com os fornecedores.
Veja detalhes de cada uma!
1. Defina uma política de aprovação de gastos
Consiste em definir regras e diretrizes internas para a aprovação de despesas. Esse tipo de política deve apontar, por exemplo:
- quem são os responsáveis por essa autorização;
- o limite de gastos para cada departamento;
- prazos para os pedidos de liberação de verba;
- e outros parâmetros, de acordo com as necessidades e modelo de negócio.
Inclusive, pode incluir também a governança de saving, que é a junção de diversos direcionamentos, processos, regras e diretrizes, voltados para a área de compras e procurement.
O objetivo é melhorar o uso de recursos financeiros na compra de produtos ou contratação de serviços necessários para o funcionamento do negócio.
2. Classifique todas as despesas e custos
Uma boa gestão de gastos corporativos requer organização. Uma das melhores maneiras de fazer isso é classificando as despesas por tipos, por exemplo, salários, impostos, fornecedores, e outras classificações.
Isso dá uma visão geral de todos os custos e ajuda a identificar quais estão causando mais impacto no caixa da empresa.
Aqui, a automação no controle de gastos faz toda a diferença. Ao contar com a tecnologia nesse processo você reduz o tempo necessário para realizar essa tarefa, evita erros e aumenta a produtividade dos times.
3. Estabeleça medidas de redução de consumos de bens e serviços
Insira na cultura da sua empresa boas práticas que contribuem para a diminuição de custos, tais como:
- uso consciente de água e energia elétrica;
- negociações com fornecedores;
- programas de reciclagem;
- entre outros.
4. Envolva os funcionários no controle de gastos corporativos
Porém, o passo anterior somente dará os resultados esperados se os funcionários estiverem envolvidos nos processos.
Bons treinamentos ajudam a conscientizá-los quanto seus comportamentos, posturas e decisões refletem nos gastos da empresa.
E uma dica extra aqui é: ouça o que eles têm a dizer. Por realizarem as tarefas, os colaboradores podem ter ótimas ideias de como aprimorá-las e diminuir gastos.
5. Adote os cartões corporativos com ferramenta de controle de gastos
Poucos gestores pensam nisso, mas a verdade é que os cartões corporativos podem ser usados como aliados na gestão de gastos corporativos.
Isso porque, a partir de uma política clara sobre quais despesas podem ser cobertas por esse meio de pagamento, fica muito mais fácil controlar os custos dos funcionários, especialmente de viagens e hospedagem.
6. Planeje gastos recorrentes
Claro que sua empresa pode passar por uma situação emergencial que precise de dinheiro para ser resolvida. Porém, o ideal, é definir um planejamento orçamentário e segui-lo à risca.
Se antecipar aos gastos é uma ótima estratégia para determinar qual será o orçamento disponível para cada departamento, e também uma forma de evitar despesas desnecessárias.
7. Acompanhe alterações nas leis e regulamentações
Sua empresa pode ser multada se alguma legislação for descumprida. E isso, certamente, impactará negativamente o seu caixa, além de comprometer a reputação da marca.
Por isso, entre as boas práticas para controle de despesas empresariais, está o acompanhamento pontual das alterações de leis e normas, tanto as gerais como as específicas do seu ramo de atuação.
Somente assim você conseguirá garantir a compliance e evitar penalidades que afetam a imagem e a saúde financeira do seu negócio.
8. Realize auditorias regularmente
Por meio das auditorias, sejam elas internas ou externas, você tem chance de confirmar se os processos estão sendo realizados corretamente, como estão as contas da empresa, se há problemas financeiros como desvio de dinheiro, entre outros casos semelhantes.
Assim, se algo estiver em desacordo, a situação é identificada, permitindo resolvê-la e, assim, evitar perdas financeiras para a empresa.
9. Utilize indicadores financeiros
Os indicadores financeiros ajudam a mensurar os resultados e a avaliar como está a saúde financeira de um negócio. Eles permitem verificar questões como capacidade de liquidez, lucratividade, eficiência, entre outras.
Alguns exemplos de indicadores que você pode usar no controle de gastos corporativos são:
- margem bruta;
- margem de custos;
- ponto de equilíbrio;
- fluxo de caixa;
- custos fixos e custos variáveis;
- entre outros.
10. Aprimore a gestão de estoque
Um dos setores que mais gera gastos para uma empresa é o estoque. Por isso, é fundamental controlar pontualmente tudo o que é comprado, a fim de evitar desperdícios.
Comprar mais que o necessário pode levar à perda de materiais devido ao vencimento, por exemplo. Por outro lado, adquirir menos que o volume necessário tende a afetar o fluxo produtivo.
Em ambos os casos há aumento nos custos e, consequentemente, na margem de lucro da companhia.
Entre as boas práticas para resolver isso estão o uso da tecnologia para controlar os itens que entram e saem do estoque, e a definição de uma política de requisição de compras precisa.
11. Negocie preços com os fornecedores
Lembra que, logo na abertura deste artigo, demos um exemplo sobre como os gastos com matéria-prima influenciam na precificação dos produtos, e quanto isso afeta o relacionamento com os clientes?
Pois bem, não há como fazer uma gestão de gastos corporativos eficiente sem estruturar um bom relacionamento com os fornecedores.
A partir da contratação de empresas fornecedoras qualificadas para atender a sua, fica mais fácil negociar com esses parceiros comerciais e tentar o melhor custo-benefício possível para o abastecimento.
Essa é a forma mais eficaz de controlar custos logo no início do fluxo produtivo do seu negócio, destacando que essa prática refletirá diretamente no que é entregue aos clientes finais, no seu volume de vendas e, consequentemente, no faturamento.
Este artigo foi escrito pela Linkana, o SRM do futuro. Homologue fornecedores em segundos, não semanas. Economize tempo nesse processo automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.
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